#14 בעקבות הזמן האבוד, או: המיילים המיותרים בחיינו

מי המציא את Paybox, מה התחיל את קמפיין ה Me Too, ואיך מודדים זמן באמצעות מיילים.

אני לא יודע איך זה אצלכם. אני מקבל בממוצע שמונה מאות עשרים ושתיים מיילים ביום למייל של העבודה, וזה אחרי שכל הדואר זבל מסונן באופן אוטומטי ומועבר ל JUNK אחר כבוד. בימים טובים במיוחד זה יכול להגיע לאלפים. שלא לדבר על מה שקורה אחרי שאני חוזר מכמה ימי חופשה בהם לא הייתי ליד המחשב והצלחתי להתאפק ולא לקרוא מיילים בטלפון. אפילו פיתחתי שיטה חדשה למדידת זמן באמצעות מייל. חבר של אבא שלי שהיה מעשן כבד מאוד היה מודד זמן לפי סיגריות. מהבית לעבודה 7 סיגריות, סיבוב לסופר 4 סיגריות וכן הלאה. ואצלי זה הולך ככה: ישיבת סינכרון של הצוות שלוקחת חצי שעה שאני לא על המחשב שווה 17 מיילים. עבודה של שעתיים על באג קשה במעבדה עולה לי 46 מיילים. ארוחת צהרים זה רק 8-10 מיילים, כי כמעט כולם אוכלים באותה שעה אצלנו.

זה ממש נורא. בדקתי פעם שאני מבזבז לפעמים שלוש-ארבע שעות ביום רק על לקרוא מיילים ולענות עליהם. אז החלטתי לנצל את הבמה (המכובדת?) הזו ולהתחיל מהפכה חברתית לצמצום כמות המיילים בעבודה. עיקרי הקמפיין הם הגברת המודעות בקרב קהילת אנשי ההייטק לעוצמת הבעיה, הצעת שיטות לאבחון ופתרונות יצירתיים. הרשימה המובאת כאן מפרטת את המקרים הבעייתים ביותר בהם יש לטפל באופן דחוף, שכן מיילים אלו מהווים אחוז ניכר מתיבת הדואר הנכנס. אני מתנצל מראש על אורך הפוסט, באמת ניסיתי לקצר, אלא שאורך הפוסט הוא כגודל הבעיה.

• מייל ה"תודה רבה": אלו מיילים שנשלחים אליך (ולשאר רשימת התפוצה כמובן) לאחר שענית במייל קודם על איזו שאלה טכנית, או שהסכמת לקחת על עצמך משימה כל שהיא. כאן מגיע המייל של ה"תודה רבה". מייל זה אינו תורם דבר לאף אחד. הוא לא מספק מידע חדש ולא מקדם את העבודה. יש מי שיאמר שהנימוס מחייב לשלוח מייל תודה, אבל אם אני מקבל 20 מיילים של תודה ביום, זה לא גורם לי להיות מנומס יותר. ואגב אם הנימוס מחייב שליחת מייל תודה, אז אחר כך יבוא מייל "אין בעד מה" ומייל "באמת לא היית צריך" ו "זה באמת לא היה מאמץ" וכך אפשר להמשיך להעביר את כל היום בשליחת מיילי נימוסים עד שיפטרו את שניכם.
• דו"חות שבועיים וסטטוסים למיניהם: אין מה להרבות במילים על מיילים אלו, וכבר הרחבתי בעניין בהזדמנות אחרת (בפוסט מס' 2). הבעיה היא חוסר הסימטריה שיש במיילים האלו. אני שולח מקסימום סטטוס אחד בשבוע או בחודש, אבל בחזרה אני מקבל עשרות. איפה השוויון? אם אני שולח דו"ח חודשי אחד, אני גם רוצה לקבל אחד חזרה. אני עוד מוכן לקבל את הסטטוסים של חברי לצוות ושל המנהל שלי. מה שלא ברור לי זה למה סגן הנשיא הבכיר שיושב לו אי שם בעמק הסיליקון ומנהל כמה מאות או אפילו אלפי אנשים שולח לי את הדו"ח החודשי שלו, שאגב מלא בראשי תיבות שאני לא מבין. אני לא שלחתי את שלי אליו, אז למה הוא שולח אלי?
• מייל השמחות/עזיבות: אני מניח שבכל חברה יש את המיילים האלה על ההוא שמתחתן וההיא שנולד לה תינוק. אני מניח שאין באמת ברירה להימנע מהמיילים האלה, ואכן לא הייתי מתלונן אם היה מדובר במייל אחד לאירוע. אגב, לא פעם רק כשקיבלתי מייל שמישהו עוזב נודע לי בכלל שהוא עבד פה. הבעיה מתחילה עם המיילים המכונים בלע"ז: Collecting The Usual או בעברית פשוטה: חבר'ה תזיזו את עצמכם ותזרקו כמה שקלים שנוכל לקנות איזה מתנה. זה מתחיל במייל תמים של מזל טוב וכו', כולל תמונה מטופשת ובדיחת קרש על למה חייבים להשתתף במתנה. כמובן שהמייל כולל גם את הפרטים של מי אוסף את הכסף. אחרי שבוע שולחים תזכורת ראשונה, כי אף אחד לא נתן כלום. אחרי עוד שבוע תזכורת שנייה (בינתיים נאספו חמש עשרה שקלים). אחרי עוד שלושה ימים מתחילים להגיע המיילים עם האיומים שזו ההודעה האחרונה. ואחרי יום מגיע מייל ה"הזדמנות האחרונה". בסיכומו של דבר כל אירוע מסתכם בשמונה עד עשרה מיילים בממוצע, כשבסופו של דבר את המתנה לברית התינוק מקבל לקראת הבר מצוה שלו. כנראה שאת ה PayBox המציא מתכנת מתוסכל שניסה להפסיק את המיילים המטופשים האלו.
• מייל ה"Please remove me": מיילים אלו הם תופעה אנתרופולגית-חברתית מרשימה המדגימה את תופעת אפקט העדר בצורה הוירטואלית שלה. מיילים אלו קיימים רק בחברות הייטק גדולות בהן יש רשימות תפוצה ענקיות הכוללות מאות ואלפי עובדים מקמפוסים שונים ברחבי הגלובוס. אלו רשימות של כל האנשים שמקבלים מייל על גירסאות התוכנה האחרונות, תוצאות בדיקות כלל מערכתיות ומתי תהיה הפסקת חשמל בקמפוס בהודו.

פעמים רבות כשמתחיל פרוייקט חדש, או אחרי רה-אורגניזציה גדולה רשימות התפוצה מועברות או מועתקות באופן אוטומטי, ואנשים רבים מוצאים את עצמם מקבלים מיילים שהם כבר לא צריכים. אז נוצר המצב שאתה פותח את האימייל בבוקר, ומוצא 203 מיילים בעלי אותה כותרת: "Re: Re: Re: Please remove me from …", כאשר בגוף המייל בדרך כלל מופיע הטקסט המופלא: "Me too". אף אחד לא חושב לפנות למנהל הקבוצה, הרבה יותר פשוט לשלוח מייל לכולם. עובדה מעניינת היא שקרוב למחצית מהמיילים היא לא בקשה להסרה מרשימת התפוצה, אלא מיילים של אנשים עצבנים שנשלחים לכל התפוצה בבקשה חד משמעית להפסיק לשלוח מיילים לכל התפוצה. אני לא אהיה מופתע אם יתברר שקמפיין ה Me Too הידוע התחיל בעקבות מקרה מצער שכזה.

• המיילים שמחליפים וואטסאפ או IM: יש אנשים, בעיקר מוותיקי התעשייה, שלא ממש יודעים להשתמש בתוכנות מסרים מידיים (Skype, lync …) שלא לדבר על וואטסאפ, ואז נוצר מצב שהם משתמשים במייל על מנת לנהל שיחה טכנית עם מהנדס אחר, כאשר שאר הנמענים על המייל שותפים לשיחה בעל כורחם. רוב המיילים בשרשור כזה הם בני שורה אחת ולפעמים אפילו רק מילה אחת. כך שאתה יכול לחזור מפינת הקפה ולראות עשרים מיילים שהיו יכולים להיסגר בצ'אט של חצי דקה ב IM. אבל לעיתים אכן יש לך מה להוסיף לנושא הנידון. אתה מתחיל לענות על המייל האחרון בשרשור, אבל תוך כדי שאתה כותב את התשובה שלך, מישהו אחר כבר ענה. אז עוצרים ופותחים את המייל האחרון ומתחילים לענות עליו, אבל בינתיים כבר עוד מישהו כתב את דעתו, וכך נוצרת מעין תחרות נסתרת מי כותב יותר מהר, עד שבסוף נשברים ומפצלים את השרשור (מעבר אלגנטי לאייטם הבא).

• המיילים המתפצלים: פיצול מיילים הוא מחלה קשה, שטרם נמצאה לה תרופה מוצלחת. שורש הבעיה הוא באותם אנשים שעוברים על ה InBox שלהם מלמטה למעלה, כלומר קוראים ומגיבים למיילים לפי סדר קבלתם מהמוקדם למאוחר. כך נוצר מצב שבמקום להגיב למייל האחרון בשרשור הם מגיבים למייל מאמצע השרשור. ואז כמובן יש מי שעונה להם, וכך השרשור הולך ומתפצל לו לעוד ועוד שרשורים, עד שכבר בלתי אפשרי להבין מי עונה למה ועל איזו שאלה. אפילו ענקיות המייל כמו מייקרוסופט וגוגל כבר התייאשו מלנסות ולסדר שרשורי מיילים מפוצלים, וכאשר בוחרים באופציית ניקוי השיחה, כל המיילים נמחקים למעט המייל האחרון שהתקבל.
• המיילים שמוסיפים אותך באמצע: זו תופעה שנואה ומציקה ביותר, בו התפתחה שרשרת מיילים ארוכה במיוחד על נושא מסוים, כאשר את או אתה לא הייתם שותפים לשרשור. לאחר כמה עשרות מיילים, מישהו מחליט להוסיף אותך למייל, ואז בשיא החוצפה שואל מה דעתך על הבעיה. עכשיו לך תדע על מה מדובר. הרי הכותרת של המייל כבר לא קשורה בכלל לתוכן שלו, שכן אחרי עשרות מיילים הנושא כבר התחלף לפחות ארבע פעמים, שלא לדבר על זה שאתה אמור לקרוא עכשיו שמונים וארבעה מיילים רק בשביל להבין את ההקשר. במקרים כאלה, אני פשוט עונה למייל האחרון ומבקש תקציר של כל השרשור הנוראי, אחרת שיחפשו מישהו אחר.
• המיילים הצבעוניים: לסיום הרשימה החלטתי להביא משהו צבעוני. יש אנשים שאוהבים לא לענות למייל באופן נפרד, אלא לשתול את תשובותיהם והערותיהם בגוף המייל הקודם. יש מן ההיגיון בדבר, שכן כך אפשר לקרוא את התשובה בסמיכות לשאלה ולשמור על רצף הגיוני. על פי רוב התשובות ייכתבו בפונט ובצבע שונים מהמייל המקורי, על מנת לאפשר לקורא הנבון להבחין מי כתב מה. אלא שלעתים יש יותר ממגיב אחד, וכל אחד כותב את מחשבותיו והגיגיו בגוף המייל הקודם אך בצבע שונה. כך שבסופו של דבר מתקבל מייל צבעוני להפליא, מהסוג המופיע בתמונה למעלה (הטקסט מטושטש בכוונה, כיון שזהו מייל אמיתי שקיבלתי לפני כמה שנים). ועל מייל כזה נאמר מרוב צבעים לא רואים את המייל.

ובגלל שהבטחתי, וגם בגלל שביקשו, הנה מספר רעיונות יצירתיים שיכולים לסייע בצמצום מגיפת המיילים:

• לגבי דו"חות וסטטוסים, כבר כתבתי מה דעתי עליהם. אני מציע לעשות ניסוי בו במשך מספר חודשים אף מנהל לא ישלח סטטוסים ולראות מה קורה (חוץ מהעובדה שלכמה מנהלים פתאום יהיה הרבה יותר זמן פנוי מבדרך כלל).
• מייל שמכיל פחות מעשרים מילים כלל לא ישלח. זה אמור לחסוך, את כל המיילים של ה"תודה רבה" ומיילים של כן/לא/תנסה לעשות ריסטרט וכו' שהיו אמורים להישלח ב IM או וואטסאפ.
• תוכנת המייל לא תאפשר לענות על שרשור המכיל יותר מחמישה עשר מיילים. מי שרוצה שיפתח שרשור חדש. האמת, אני לא בטוח שזה כזה רעיון טוב, אבל שווה לנסות.
• כל מי שישלח מייל של "Me too", יפוטר לאלתר וללא תנאי פרישה.
• לגבי המיילים של השמחות ודומיהם, אני בכלל מציע להפסיק את המנהג הזה. הרי בסופו של דבר כל אחד נותן 50 שקלים בממוצע אחת לכמה שבועות, ואז פעם בכמה שנים מקבל בחזרה את כל מה שהוא נתן בתור מתנה לאירוע שלו. אז בשביל מה?
• לגבי המיילים הצבעוניים, אותם דווקא חשבתי להשאיר, זה דווקא מרענן לראות מיילים ססגוניים שכאלה מדי פעם.

ובמעבר לפסים מעשיים יותר, כבר היו רעיונות שונים איך לצמצם את כמות המיילים. הקמפיין לצמצום הדואר האמיתי, זה שנשלח על דפי נייר במעטפה עם בול נקט באיומים קיומיים על יערות העד באמריקה הדרומית והיה מוצלח מאוד (לפחות מבחינת צמצום כמויות הדואר, לא בטוח שמבחינת יערות העד). אולי צריך לחזור לזה גם עם המיילים, למשל לכרות עץ ביערות הגשם בברזיל על כל מאתיים וחמישים מיילים? רעיון יותר מעשי הוא "הבול הוירטואלי" שיחייב את השולח או את החברה בתשלום פר מייל. זהו לא רעיון חדש וכבר לפני שנים הועלתה הצעה דומה בהקשר למניעת דואר זבל. הרעיון לא צלח בזמנו, שכן נמצאו פתרונות טובים יותר, כגון סינון אוטומטי. אבל אני חושב שכיום המצב שונה. פעם דואר הזבל היה תופעה שולית, אבל כיום הגענו למצב שרוב המיילים שנשלחים בתוך העבודה הם עצמם כבר יכולים להיות מוגדרים כדואר זבל בעצמם.

והמהנדס החכם אומר: ככל שיש יותר מיילים לקרוא, כך יש פחות זמן לקרוא אותם.