מה קרה לנו בדרך לכותל המערבי? על האמונה בצדקת תוכנית העבודה, ועל התכונה החשובה ביותר של מנהל בהיי-טק (רמז: קשור לקבלת החלטות)
לפני כמה ימים חגגתי לבן שלי בר מצוה בכותל. הכל היה מתוכנן טיפ-טופ: הסעה, כותל, מסעדה סיור מודרך והביתה. הארגון היה מופתי, כפי שאפשר לצפות ממנהל בעל נסיון כמוני… הלו"ז תוכנן לרמת הדקה, ולכל אייטם הוקצה זמן וכמובן באפר (למי שלא זוכר, נא לעיין בפינה שדנה בתוכנית העבודה). ואכן הכל דפק כמו שעון, עד שהשעון נדפק. ההסעה אמנם הייתה בזמן אבל חלק מהאורחים התעכבו, ויצאנו בעשר דקות איחור ככה שתפסנו את הפקק הגדול ביציאה מהשכונה, אחר כך תאונה בדרך לעיר העתיקה. בקיצור, הגענו לכותל באיחור של שעה וחצי, וכל התוכנית השתבשה, עד שנאלצתי לבטל את הסיור המתוכנן במנהרות הכותל.
חלקכם בודאי שואלים את עצמכם: "למה הוא כותב על זה?, מה זה איכפת לנו?". אז קודם כל ככה אני יכול להגיד לכולם שלבן שלי היה בר מצוה, וחוץ מזה העיכוב הזה הוא דוגמא נהדרת לאיך להתנהל כאשר תוכנית העבודה משתבשת. רוב העובדים בהייטק יוצאים מנקודת הנחה שלמנהל שלהם יש תוכנית עבודה מסויימת על פיה הוא מחלק את המשימות וקובע עדיפויות. זו יכולה להיות תוכנית מפורטת עד רמת הדקה או תוכנית ברמה גבוהה (זה התרגום שלי ל High Level Plan…), אבל יש לו איזו שהיא תוכנית. ופה רוב העובדים טועים. זה לא שלמנהל אין תוכנית, יש לו אפילו כמה תוכניות בדרך כלל. אלא שהקשר בין תוכנית העבודה למציאות הולך וקטן באופן אקספוננציאלי ככל שחולף הזמן. או במילים אחרות, תוכנית העבודה לשנתיים הקרובות, עליה עמל המנהל זמן רב, רלוונטית בדיוק לשלושה ימים וחצי. בצהרי היום הרביעי צצה לה פתאום בעיה בלתי צפויה שגורמת לעיכוב לא מתוכנן. בשלב ראשון המנהל עוד מנסה להתמודד עם הבעיה. הוא מעדכן את התוכניות, מחליף משימות בין אנשים ומשנה את הערכות הזמנים. לאחר יומיים מתברר שהציוד המיוחד שהוזמן לבדיקות לא מתאים, והמהנדסת היחידה שיכולה לטפל בזה בדיוק לקחה חודש חופש. ומכאן המצב רק מתדרדר. תוכנית העבודה אינה שווה אפילו את פד העכבר של זה שהכין אותה, והמנהל אובד עצות.
וזוהי בדיוק הנקודה בה נבחנים אופיו וחוסנו של המנהל. ישנם מנהלים בעלי אופי וחוסן נפשי שלא יכנעו לתהפוכות הזמן והתוכנה, ולא יתנו לבאג כזה או אחר לשבש את תוכנית העבודה. מנהלים אלו ימשיכו לעדכן את תוכנית העבודה על בסיס שבועי, ואפילו יומי, וזאת למרות שברור להם שהתוכנית שהם מכינים היום לא תהיה רלוונטית למחר. אכן מנהלים אלו ראויים לכבוד ולהערכה, על אומץ ליבם, על העמידה על העקרונות, והאמונה (העיוורת משהו) בצדקת תוכנית עבודה עדכנית ובלתי מציאותית בעליל. מנהלים בעלי אופי חלש יותר, יודיעו להנהלה הבכירה שתוכניות העבודה אינן רלוונטיות יותר, ושלמעשה אין להם מושג מתי הקוד יהיה מוכן, ושזה כבר לא בעיה שלהם יותר, ושבכלל נמאס להם.
אבל ישנו סוג שלישי של מנהלים, המכונה בשפה המקצועית: "מנהל בעל יכולות אילתור תוך שמירה קפדנית על תוכנית עבודה לא רלוונטית" או במילה אחת – ה מ ת נ ה ל. המתנהל הקלאסי הוא שילוב מרתק של אדם המבין את המציאות לאשורה (כלומר: אין כל סיכוי לעמוד בלוחות הזמנים) ויחד עם זאת יש לו את היכולת להציג את המצב הנוכחי בצורה אופטימית להפליא. אחת התכונות המרכזיות הנדרשות מהמתנהל היא היכולת לעדכן תוכניות עבודה תוך כדי תנועה בתגובה לאירועים בלתי צפויים. או, כפי שקורה ברוב המקרים, לעדכן את התוכנית בעקבות אירועים צפויים, שהמנהל שכח מהם, או שפשוט דחה את הטיפול בהם עד שהם התפוצצו. החלק החשוב ביותר בסדר יומו של המתנהל הוא לוודא שההנהלה הבכירה חושבת שהכל בסדר, או כמו שאומרים הישראלים – "על המשאית" (= On truck). על מנת לתקשר שהפרוייקט עומד בלוחות הזמנים על המתנהל לתחזק תוכנית עבודה שתצדיק את מה שהוא משדר כלפי מעלה. שיטה זו נקראת בפי המומחים תכנון מתמשך, או "Continuous Planning". פה באים לידי ביטוי מקסימלי כשרונותיו של המתנהל. משימת קידוד שהמהנדס העריך שתיקח ארבעה שבועות? לפי התוכנית החדשה מספיק שבוע וחצי. את האינטגרציה עם הקבוצה בארה"ב אפשר לגמור תוך יום-יומיים של שיחות וידאו, ולא צריך שבועיים של Face2Face. וכמובן שעל סבב הבדיקות המסכם לפני הגירסא הסופית אפשר בכלל לוותר, כי בכל מקרה כבר בדקנו את הרוב בסימולציה. וככה, למרות שכל הפרוייקט מאחר בארבעה חודשים, המתנהל מצליח להראות איך, עם קצת מזל, לא מעט אומץ והרבה חצאי אמיתות, הפרוייקט מאחר בשעה וחצי בלבד.
כמובן שעל המתנהל לפתח גם יכולות הגנתיות, שכן יכול מאן דהו לקום ולשאול שאלות על הקיצוצים הנרחבים שנערכו בתוכנית העבודה, והאם זה לא קצת מסוכן לתת גירסא ללקוחות בלי שבדקנו אותה בכלל? כאן מתגלית גדולתו של המתנהל. ברגע שהוא מריח, בדרך כלל באמצע השקף התשיעי, שמתעוררים ספקות בקרב אנשי הנהלת הפרוייקט, הוא שולף את תוכנית המגירה. תוכנית זו מוכיחה, קבל עם והנהלה, שאם נמשיך על פי תוכנית העבודה המקורית – תוכנית אותה אישרה ההנהלה הבכירה של הפרוייקט רק לפני כמה חודשים, הרי הפרוייקט יאחר בחצי שנה לפחות. בשלב הזה מנחית המתנהל המנוסה את מכת המחץ. הוא מציג את שתי התוכניות – המקורית אך המאחרת לעומת המאולתרת/מסוכנת/אבל-עומדת-בזמן זו מול זו, בטבלה צבעונית ועמוסת פירוטכניקה של יתרונות וחסרונות. וכאן הוא מציע לפורום המכובד להחליט בעצמו איזה מהתוכניות לבחור. המתנהל בעל נסיון יודע לחוש את רמת ההיסטריה של ההנהלה הבכירה, ובאינטואיציה שנרכשת עם השנים הוא יודע באיזה מקרים עליו לקחת אחריות (כמו למשל ההחלטה לאיזו מסעדה להזמין את האורח מחו"ל), והוא גם יודע מתי עליו להעביר את האחריות לדרג שמעליו (כל שאר ההחלטות בפרוייקט).
כי התכונה החשובה ביותר של המתנהל, היא תכונה בסיסית אך הכרחית – היכולת להחליט שלא להחליט!
והמהנדס החכם אומר: אני מתנהל גאה
פינת הקפה 
מה עם העובדים שאינם מנהלים. שעושים את העבודה לאשורה ונהנים מכל רגע שאינם צריכים להתעסק בבולשיט של תוכניות העבודה, ישיבות הנהלה לא רלוונטיות ופלצנות של המנהלים הבכירים שעוסקים יותר בפוליטיקה ארגונית מאשר במקצוע עצמו.
אהבתיאהבתי
מי שכותב – גאון!
מת על הטורים האלה
אהבתיאהבתי