#3 נסיעה עסקית

אז למה באמת נוסעים לנסיעה עסקית? איך לשכנע את המנהל הבכיר בצורך של הנסיעה, ומתי באמת צריך לנסוע.

בפינה השבוע החלטתי לדון בנושא מרכזי בחיי כל מנהל בהייטק – הנסיעה העסקית. כל נסיעה עסקית מורכבת משני חלקים מרכזיים: מציאת הסיבה לנסיעה והנסיעה עצמה. היום נעסוק בחלק הראשון בלבד – מציאת הסיבה לנסיעה עסקית של מנהל בהייטק.

כולם יודעים שכשמהנדס נוסע לחו"ל, הוא נוסע לאיזו אינטגרציה חשובה, לטפל בבאג חמור אצל הלקוח, או ללמוד טכנולוגיה חדשה. אבל כשמנהל נוסע, לא ברור מה מטרת הנסיעה, ולמה אי אפשר לסגור הכל בכמה ישיבות טלפוניות, או מקסימום בוידאו-קונפרנס. על מנת להבהיר נקודה זאת, הבאתי כאן רשימה חלקית של הסיבות המרכזיות בעטיין מנהל בהייטק צריך ואף נדרש לנסיעה עסקית. הרשימה מסודרת על פי חשיבות:

• קניות, בעיקר של מותגי בגדים ונעליים, או של סמארטפונים, טאבלטים ושאר גאדג'טים.
• טיול בחו"ל על חשבון העבודה.
• ביקור קרובים/חברים בחו"ל.
• שמחה או אירוע משפחתי בחו"ל שרוצים להשתתף בו.
• שמחה או אירוע משפחתי בארץ שלא רוצים להשתתף בו.
• חופש מהאשה/ילדים (ככל שיש יותר ילדים, סיבה זו עולה בסולם העדיפויות)

כמובן שלא הזכרנו את הסיבה החשובה מכולן, והיא תחזוק של המיילים (Miles) בחשבון הנוסע המתמיד. שהרי כל מי שנסע פעמיים או שלוש לנסיעה עסקית, יודע שעל מנת לא לאבד את המיילים שמצטברים, חייבים לטוס לפחות פעם או פעמיים בשנה, רצוי באותה חברת תעופה.

אם כן, הסיבות לנסיעה עסקית הן רבות ומגוונות. הבעיה כמובן היא שלעיתים המנהל הבכיר וכן מחלקת הכספים, לא מוכנים להכיר בצורך ההכרחי של המנהל בנסיעה. במקרה זה יש צורך בתוכנית פעולה שתשכנע את הגורמים הרלוונטים עד כמה הנסיעה העסקית חיונית להצלחת הפרוייקט.

ופה שוב אני נאלץ לחשוף סוד הידוע רק למנהלים מנוסים (מנהל מנוסה, כלומר מעל רבע מיליון Miles בנוסע המתמיד). חלק גדול מתהליך תכנון של פרוייקט ויצירת תוכנית עבודה מפורטת נגזר למעשה מצרכי הנסיעות העסקיות של המנהלים המעורבים בפרוייקט. כלומר, תהליך התכנון, ויש מי שיאמר תהליך ה"תחמון", מתחיל בלאסוף את הדרישות. אלא שלא מדובר בדרישות טכניות של המוצר, אלא בדרישות הקניות והטיולים של המנהלים הרלוונטים ובני משפחתם.

לעיתים גם החלטות אסטרטגיות, כגון האם להעביר את פיתוח הפיצ'ר החדש למחלקה הפיתוח בהרצליה שיש לה נסיון מוכח בתחום, או לחילופין האם להשקיע כמה מיליוני דולרים בלקנות את אותו הפיצ'ר בדיוק מחברה חדשה ואלמונית הנמצאת לא רחוק מפאריס, יכול להיות מושפע מהשאלה כמה זמן לא ביקרה אשתו של מנהל הבדיקות בצרפת.

לאחר שנקבעו היעד והמועד הרצויים, על המנהל לנקוט בתוכנית ארבעת השלבים:

1. להיראות כאילו הוא אינו מעוניין כלל לטוס, ואף לפקפק בצורך הכללי בנסיעה של מי מאנשי המחלקה.
2. בשלב זה ישמעו קולות מרמור מחלק מהמנהלים המעורבים, וייערך דיון בו יועלו הסיבות מדוע כן צריך לקיים את הנסיעה. כאן על המנהל עדיין לעמוד על דעתו שאינו מעוניין לטוס, אלא שעליו להודות שאכן אולי יש חשיבות מסויימת בקיום הנסיעה.
3. לאחר מספר ימים הנהלת הפרוייקט תחליט שאכן צריך לקיים את הנסיעה, אלא שאז לא יתקבל האישור מההנהלה הבכירה.
4. בשלב האחרון והמכריע, המנהל המעוניין בנסיעה צריך ליזום פגישה אקראית עם המנהל הבכיר, רצוי לאחר ארוחת הצהרים, ולהסביר לו שגם הוא, כמנהל בכיר צריך להצטרף לנסיעה, ושתרומתו לדיונים הכרחית להצלחת הפרוייקט. זה כבר יעשה את העבודה.

והמהנדס החכם אומר: אני נוסע רק כשבאמת צריך. וכשאני באמת צריך, אז אני נוסע.