#2 Status Report

מי בכלל קורא את הדו"ח השבועי, אם בכלל. מה זה דו"ח רקורסיבי וגם טיפים שימושיים לכתיבת דו"ח שבועי שיסתיר את כל הפאדיחות

עשיתי טעות ובדקתי אימיילים לפני השינה, קצת אחרי חצות. זה היה מייל קצר מהמנהל שלי 'תזכורת למי שלא שלח עדיין – דו"ח חודשי עד סוף היום'. כך שברבע לאחת בלילה אני מוצא את עצמי מול המחשב, מנסה להיזכר מה לכל הרוחות הצוות עשה לפני ארבעה שבועות, ואת מי זה בכלל מעניין.

ישנה בעיה מובנית בכתיבת הדו"חות האלה. מצד אחד אתה יודע שרוב הסיכויים הם שאף אחד לא קורא אותם, מצד שני מקנן בך החשש, שאולי מישהו בכל זאת יקרא את זה. בסופו של דבר החלטתי להשקיע הפעם וכתבתי דו"ח ארוך, כולל טבלה מפורטת עם סטטוס של כל הפיצ'רים ולוחות זמנים מעודכנים. הלכתי לישון בשתיים וחצי בבוקר, עייף אך מרוצה. כמובן שרק למחרת בצהרים גיליתי ששכחתי ללחוץ על ה "Send" והמייל בכלל לא נשלח, אבל אז היה כבר מאוחר מדי, המנהל שלי כבר שלח את הסטטוס שלו הלאה למנהל המחלקה, ללא העדכונים שלי.

המקרה הנ"ל עורר בי את הרצון לברר האם למישהו בכלל איכפת מהעובדה שלא שלחתי את הסטטוס שלי. אמנם המניה של החברה ירדה בשני אחוז אותו יום, אך אני משוכנע שהיו גורמים נוספים לירידה מעבר לעובדה שלא שלחתי סטטוס. לכן מצאתי לי קצת זמן פנוי (עיין בפינה הקודמת…), וערכתי מחקר קצר בנושא הדו"חות השבועיים, שתוצאותיו מוצגות להלן:

WSR הוא ראשי תיבות של הביטוי Weekly Status Report, או בעברית: דו"ח שבועי. בארגונים רבים נהוג שמנהלים בכל הרמות שולחים סטטוס אחת לשבוע, אחת לשבועיים או לחודש, או כשמאיימים עליהם בפיטורים אם לא ישלחו את הדו"ח עד מחר. את קהילת ההייטק ניתן לחלק לארבעה סוגים מרכזיים על פי יחסם ל WSR השונים שהם מקבלים בהמוניהם לתיבת הדואר הנכנס.

המתעלם: לסוג זה משתייכים רוב אנשי ההייטק. המתעלם בדרך כלל אינו פותח כלל את הדו"ח ומעביר אותו אחר כבוד לתיקיית הפריטים שנמחקו. המתעלם המתקדם אף יגדיר rule שימחק באופן אוטומטי כל מייל שמכיל בתוכו את אחת המילים: Status, Report, Weekly, Monthly. כל איש הייטק ממוצע יודע שאם היה בדו"ח משהו חשוב באמת, המנהל שלו כבר יגיד לו את זה בכל מקרה.
הקורא: סוג זה הוא פחות נפוץ בעולם ההייטק, ובישראל אף נפוץ פחות מאשר בשאר העולם. על קוראי הדו"חות נמנים על פי רוב מהנדסים שאין להם כוח לעבוד, והדו"ח מספק להם תירוץ נהדר איך להעביר עוד רבע שעה בלי שיחשבו שהם מתבטלים. תת סוג של קוראי דו"חות הם רודפי הכבוד, שמנסים לראות האם שמם הוזכר בדו"ח כתגמול על ההשתתפות במאמץ ההירואי לשחרר גירסה בשבוע שעבר. או גרוע מכך, האם שמם הושמט מרשימת הקרדיטים ("מה, גם לפנות את המקום שלי במעבדה זה חשוב, לא?").
המגיב: המגיבים הינם תת קבוצה של הקוראים. אלו הם אנשים שטורחים לקרוא בעיון את המייל עם הססטוס ואף להשיב במייל למחברו. המגיבים מתחלקים לשתי קבוצות מרכזיות. יש את אלו שבאמת איכפת להם (זן נדיר ביותר), והם שולחים תיקונים ועדכונים. אך רוב המגיבים, פשוט מנצלים את ההזדמנות להביך את כותב הדו"ח, בכך שהם מראים עד כמה אין לו מושג מה הצוות שלו עושה ומה בכלל המצב של הפרוייקט, מה שאגב הוכח כנכון לגבי רוב המנהלים. ישנו ז'אנר נוסף של מגיבים, אלו הם מגיבי ה"תודה רבה". לאלו נשמור פינת קפה שלמה.
המנהל הבכיר: המנהל הבכיר והמנוסה, אינו קורא את הדו"חות שהוא מקבל מהמנהלים שמדווחים אליו (מנהלים בכירים באמת, לא קוראים מיילים בכלל, יש להם מישהו שקורא בשבילם את המיילים), הוא פשוט עושה copy-paste של כל הדו"חות של המדווחים אליו לדו"ח שלו ושולח את זה למנהל שלו. בפי אנשי המקצוע זה מכונה דו"ח רקורסיבי. אגב אני ממליץ בחום לנסות לשתול משפט לא קשור לענייני עבודה, כמו תוצאת המשחק של הדרבי האחרון, או משפט מהמלט, ולראות עד כמה גבוה הוא יגיע בדו"חות של ההיררכייה הניהולית…

ולטובת ציבור קוראי הפינה (כל השלושה), מספר טיפים מתי וכיצד לכתוב דו"ח שבועי/חודשי:

אף פעם אל תשלח סטטוס אם לא התבקשת. זה יותר גרוע משאלת קיטבג, זה לקחת את הקיטבג בלי לשאול בכלל.
אף פעם אל תהיה הראשון לשלוח את הססטוס שלך. כל העמיתים שלך כוססים את הציפורניים ומקווים שאולי השבוע הבוס ישכח מכל העסק. אתה לא רוצה להיות זה שיזכיר לו שהוא לא שלח את המייל עם התזכורת. זה עלול לגרום לחיכוכים.
אם אתה כבר נאלץ לכתוב דו"ח שבועי, ברוב המקרים כל מה שעליך לעשות זה למצוא את הדו"ח הקודם ששלחת. רוב הסיכויים שאתה יכול לשלוח אותו שוב ללא כל שינוי, שהרי שום דבר לא באמת השתנה מאז הפעם האחרונה ששלחת עדכון. הערה חשובה – אל תשכח לשנות את התאריך.
במידה ואתה חושד שהמנהל שלך אכן קורא את הסטטוס שלך, עליך לנקוט במספר אמצעים בסיסיים: (א) יש להבליט את ההצלחות, באותיות מודגשות ובפונט גדול. (ב) אי עמידה בזמנים יש לתלות בקבוצות אחרות. (ג) כשלונות – אין דבר כזה.
טיפ אחרון, אך הכרחי: במידה ובאמת פישלת, כלומר לא מצאת את מי להאשים בפאדיחות שלך, עליך לנקוט בשיטה המכונה "סטטוס הצפה". עליך לכתוב דו"ח באורך של לפחות חמישה עמודים כולל טבלאות, גרפים, ושאר פירוטכניקה. אי שם לקראת סוף העמוד הרביעי, בין הגרף העגול של פילוח הבאגים לטבלת לוח הזמנים המעודכן זהו המקום הבטוח ביותר לדווח על הפאדיחה. רוב הסיכויים שאף אחד לא יבחין בה. זה ממש Win-Win, גם אף אחד לא ישים לב לפאדיחה, וגם בעוד שלושה חודשים שכל העסק יתפוצץ שבוע לפני הגירסה הסופית, תוכל לשלוף את הסטטוס, ולהראות לכולם – כבר לפני רבעון אמרתי לכם שיש פה בעיה!

והמהנדס החכם אומר: אורך הדו"ח עומד ביחס הפוך לעבודה שהתבצעה בפועל (ולמהנדסים הפחות חכמים: כמה שהדו"ח ארוך יותר, סימן שעבדת פחות)